برای اینکه طرز کار سیستم های حضور غیاب را درک کنیم ، باید ابتدا تاریخچه آنرا بشناسیم.
نیاز به این نوع سیستم از زمان انقلاب صنعتی بوجود آمد. درآن زمان که کارخانه ها به صورت چند شیفت فعالیت میکردند و تعداد کارگران بسیار زیاد بود، دیگر استفاده از یک انسان جهت کنترل ورود و خروج جوابگو نبود.
بنابراین اولین دستگاه های حضور غیاب که به صورت مکانیکی کار میکردند تولید شد. در این نوع دستگاه، هر کارگر یک کارت مخصوص به خود داشت و زمانی که کارت را درون دستگاه قرار میداد ، بر اساس زمان فعلی ، یک پانج روی کارت انجام میشد و در نهایت در آخر هر شیفت ، مسئول مربوط کارت ها را جمع آوری میکرد و ورود و خروج ها را در دفاتر مخصوص ثبت میکرد.
کم کم با ظهور تجهیزات الکترونیکی، تکنولوژی دستگاه های حضورغیاب هم پیشرفت هایی داشت و ساعت های مکانیکی جای خود را به ساعت های دیجیتال دادند. اما بازهم کماکان روش پانچ کردن کارت ها و ثبت به صورت دستی در دفاتر مورد استفاده واقع میشد.
ظهور تکنولوژی RFID
در سال 1983 یک دانشمند روسی به نام Leon Theremin ایده های اولیه استفاده از امواج رادیویی را برای خواندن اطلاعات ذخیره شده روی تجهیزات نظامی و مقاصد جاسوسی را پیاده سازی کرد. روش کار به این صورت بود که در یونیفرم افراد، یک تگ شناسایی قرار میگرفت و کارکنان واحد های اطلاعاتی، با استفاده یک دستگاه رادیویی افراد را اسکن میکردند و به این صورت جعل هویت و شخصیت شناسایی میشد. اما مشکل این تکنولوژی در آن زمان، گران بودن تجهیزات بود که باعث میشد استفاده از آن برای مقاصد تجاری مقرون به صرفه نباشد.
اما با پیشرفت تکنولوژی و کوچک سازی قطعات الکترونیکی، تجهیزات تشخیص هویت بر اساس امواج رادیویی یا Radio Frequency Identification که به اختصار RFID نامیده میشود نیز پیشرفت داشت و کم کم جای خود را در انبار شرکت های بازرگانی و گاوداری های صنعتی باز کرد. در طول زمان و امکان تولید آنتن های بسار ظریف که میتوانست بین دولایه نازک یک کارت از جنس PVC قرار بگیرد، اولین کارتهای RFID تولید شد.
در آن زمان شرکت ها به هر یک از کارکنان خود یک عدد کارت که مشخصات فردی آنها روی آن چاپ شده بود و در تگ قرار گرفته درون آن شماره منحصر به فرد آنها قرارداشت را بعنوان کارت پرسنلی ارائه میکردند.
در طرف مقابل رشد زبان های برنام نویسی و پایگاه های داده سبک که توسط مهندسان کامپییوتر به راحتی قابل پیاده سازی بود ، اولین نرم افزار های حضور و غیاب نیز بوجود آمد.
در این حالت زمانی که کارکنان کارت پرسنلی خودرا نزدیک دستگاه قرار میدادند، دستگاه از طریق امواج رادیویی شماره پرسنلی فرد را میخواند و سپس زمان ورود و یا خروج را در دیتابیس نرم افزار ثبت میکند.
همچنین وجود زبان های برنامه نویسی سطح بالا که امکان انجام عملیات محساباتی را نیز داشتند، به صورت خودکار ساعت های کاری افراد را محاسبه کرده و در هر زمان تنها با یک درخواست ساده، گزارش کاملی از کارکرد افراد را در اختیار مدیران میگذارند.
اما این کارت ها با وجود سهولت استفاده از طرف کارکنان و واحد های اداری مربوطه، مشکلاتی نیز داشتند؛ گم شدن، شکستن و یا خرابی چیپ بعلت قرار گرفتن در کنار امواج قوی ماند ماکرویو و همچنین امکان تقلب به صورت در اختیار قراردادن کارت به سایر اشخاص، دلایلی بود که مهندسان را وادار به پیدا کردن روش های جایگزین کرد.
تشخیص هویت بیومتریک
عوامل بیومتریک، مشخصه منحصر به فرد در انسان ها میباشد که باعث تمایز میان آنها میشود. استفاده از این مشخصه ها خطا و تقلب را به کمترین میزان میرساند.
اولین مشخصه ، اثر انگشت میباشد. در ابتدا اثر انگشت صرفا برای مسائل مربوط به پلیس و دادگاه استفاده میشد.
اما با رشد تکنولوژی ساخت اسکنر اثر انگشت ، قیمت تمام شده اسکنر ها کاهش یافت و امکان استفاده از آن در شرکت های تجاری نیز محیا شد. اسکنر ها به وسیله الگوریتم های خاصی که دارند، برای هر اثر انگشت میتوانند یک شناسه منحصر به فرد تولید کنند.
در ابتدا که اسکنر ها به تنهایی مورد استفاده قرار میگرفت ، مشکلی وجود داشت که رشته کد تولید شده برای اثر انگشت بسیار طولانی و نامفهوم بود و دیتای ثبت شده در پایگاه داده نیز برای کاربران قابل خواندن نبود. به همین دلیل دستگاه هایی تولید شد که یک برد با حافظه دائمی در کنار اسکنر به صورت یکجا در آن تعبیه شده است .
روش کار دستگاه ثبت حضور و غیاب به وسیله اسکنر اثر انگشت به این صورت میباشد که در زمان تعریف اثر انگشت ، خود دستگاه برای هر رشته تولید شده یک کد اختصاصی کوتاه تر تولید میکند . سپس این کد به همراه زمان و سایر اطلاعات مورد نیاز به نرم افزار ارسال و پس از پردازش در پایگاه داده ثبت میشود.در این حالت هیچ یک از کاربران کد تولید شده برای اثر انگشت را نمیبینند.
اما اسنفاده از اثر انگشت مشکلاتی نیز دارد.
بعنوان مثال کثیف شدن صفحه اسکنر، وجود چسب زخم در صورت بریدگی انگشت و یا سایش اثر انگشت که در برخی مشاغل اتفاق می افتد. بنابراین این نیاز بوجود آمد تا روش های دیگری نیز مورد استفاده قرار بگیرد. به همین منظور ، اسکنر چهره و اسکنر قرنیه نیز برای حضور غیاب مورد استفاده قرار گرفت .
البته اسکنر قرنیه بعلت نیاز به تجهیزات پیش رفته و گرانقیمت فقط در مراکز حساس استفاده میشود.
طرز کار اسکنر چهره دقیقا مانند اسکنر اثر انگشت میباشد. در این حالت برای هر چهره یک کد تعریف میشود و دستگاه کد را به همراه ساعت ورود یا خروج برای نرم افزار ارسال میکند.سرعت کار و دقت اسکنر چهره نسبت به حساسیت و کیفیت دوربین با هم تفاوت هایی دارند .
در دستگاه های ساده و ارزان ، نیاز است تا کاربر دقیقا مقابل دوربین قرار بگیرد ولی در دستگاه های گرانقیمت و پیشرفته ، دوربین حتی در صورت عبور کاربر نیز میتواند اطلاعات را ثبت نماید.
نحوه انتخاب دستگاه حضور غیاب:
با توجه به موارد گفته شده، برای انتخاب دستکاه حضور و غیاب، باید شرایط محل کار خود را در نظر بگیرید. شرایطی مانند :
تعداد نفرات : هرچقدر تعداد نفرات بیشتر باشد، نیاز است تا دستگاهی با حافظه و ظرفیت بیشتری خریداری شود
محل نصب دستگاه: محل نصب دستگاه از نظر تامین برق که به صورت برق مستقیم و یا باطری میباشد،قبل از خرید دستگاه باید مورد توجه واقع شود .
سرعت عمل : در مشاغلی که نیاز است تا تردد افراد به سرعت ثبت شود ، دستگاه با اسکنر چهره توصیه میشود، اما اگر زمان صرف شده برای ورود و خروج اهمیت زیادی ندارد. میتوان از اسکنر اثر انگشت و ثبت نوبتی ورود و خروج استفاده کرد
بودجه تعیین شده : در بازار دستگاه های با رنج قیمت بسیار متنوع وجود دارد که تفاوت قیمت بعلت تفاوت امکانات میباشد. بعضی دستگاه ها صرفا یک نوع اسکن را پشتیبانی میکنند و برخی دستگاه های گرانقیمت همزمان میتوانند از اسکنر چهره ، اثر انگشت و یا حتی کارت RFID نیز پشتیبانی نمایند.
نحوه دسترسی دستگاه به نرم افزار : در برخی موارد ممکن است محل کارگاه در شهر متفاوتی نسبت به دفتر واحد امور کارکنان باشد، به همین دلیل نیاز است تا دستگاهی انتخاب شود تا قابلیت ارسال اطلاعات را از طریق اینترنت را داشته باشد.
ارائه خدمات پشتیبانی و گارانتی : طبیعتا یک سیستم معتبر و استاندارد باید دارای گارانتی و خدمات پس از فروش باشد تا بتوانید در موارد لزوم راهنمایی های لازم و رفع اشکالات برای دستگاه و نرم افزار را دریافت نمایید
همراه داشتن نرم افزار حضور غیاب با دستگاه : بهترین گزینه برای انتخاب در این مورد شرکت های هستند که در کنار دستگاه های حضور غیاب نرم افزار های یکپارچه و دارای عملکرد مناسب با دستگاه تهیه شده را دارا باشند چرا که استفاده از این نرم افزار ها کار مدیران را بسیار راحت تر و مدیریت حضور غیاب پرسنل را ساده تر میکند و هدف ما از تهیه تمام این سیستم ها این است که در نهایت یک گزارش صحیح و جامع از کارکرد افراد داشته باشیم
روش های مختلف ثبت تردد در دستگاه ها : در دستگاه های حضور غیاب مختلف روش های مختلفی نیز جهت احراز هویت و ثبت تردد افراد وجود دارد که در این میان باید به بودجه و نیاز شرکت خود نیز توجه کنید در این مورد موارد مختلفی شامل تشخیص چهره ، ثبت اثر انگشت ، ثبت کارت ، واستفاده از رمز عبور را میتوان نام برد