چرا داشتن سیستم حضور و غیاب برای کسب و کار ها مهم است ؟

در این محتوا درباره چرا داشتن سیستم حضور و غیاب برای کسب و کار ها مهم است ؟ صحبت خواهیم کرد

امروزه با افزایش تعداد شرکتها، واصناف موضوعاتی نظیر کنترل تردد و محاسبه عملکرد پرسنل از اهمیت ویژه ای برخوردار می‌باشد. مدیریان برای برقراری نظم بیشتر و تمرکز بر روی کسب و کار نیازمند به کنترل و نظارت بر عملکرد تردد کارکنان با ایجاد چارچوب های قانونمند هستند. قوانینی که بی شک جهت افزایش بهره وری طراحی می‌گردد.
کارایی و اثر خشی در مجموعه به عوامل متعددی بستگی دارد یکی از این عوامل، مدیریت موثر زمان توسط کارکنان بوده و کلید این امر استفاده از نرم افزارهای حضور و غیاب می‌باشد. شرکتهای متوسط و کوچک، اصناف به نرم افزارهایی نیاز دارند که بتوانند به واسطه آن با صرف کمترین هزینه و درگیر نشدن با پیچیدگی های رایج نرم افزاری با تعریف قوانین مجموعه خود، حضور و غیاب را تسهیل بخشند سامانه حضورغیاب البرز شناسه می‌تواند یک راه حل حرفه ای، کاربردی و مقرون به صرفه برای این مجموعه ها باشد.

 

استفاده از سیستم حضور و غیاب آنلاین می تواند از طرق مختلف به ما در راهبرد اهداف مدیریت اتوماسیون اداری به ما کمک کند.
امروزه می توانیم به راحتی حضور افراد را با استفاده از برنامه های حضور و غیاب یا سیستم های حضور و غیاب مدیریت کنیم. مدیریت حضور و غیاب افراد به صورت آنلاین داده ها را به روز نگه می دارد و گزارش های حضور و غیاب فعلی را می توان در کمترین زمان تولید کرد

 

چه چیزی باعث می شود یک سیستم حضور و غیاب کارآمد باشد؟

 

یک سیستم حضور و غیاب مدیریت زمان کاری ما را به صورت خودکار با ثبت ترددهای ورود و خروج هایمان حساب میکند.. این فناوری در سال های اخیر بسیار پیشرفت کرده است. بهترین فاکتور مزیت در موردسیستم های  حضور و غیاب این است که استفاده از کاغذ برای ثبت حضور و غیاب را کاهش می دهد و روند دستی را که قبلا کند و بی اثر بود حذف می کند. می توان گفت سیستم حضور و غیاب به گونه ای عمل می کند که بر اساس ویژگی های ذکر شده، بهره وری و کارایی یک شرکت را افزایش دهد:

• رابط کاربری آسان - رابط کاربری استفاده از این گونه سیستم ها بسیار آسان  است. داده ها به گونه ای نمایش داده می شوند که به راحتی قابل درک باشد. داده ها را می توان به راحتی به صورت آنلاین ذخیره و به روز کرد
• گزارش های خودکار - گزارش های حضور و غیاب از آنجایی که فرآیندی کامل خودکار است می توان به راحتی در کمترین زمان ایجاد و حضور افراد را می توان به راحتی مدیریت کرد..
•  خطاها حذف می شوند سیستم های هوشمند میتواند ساعت ها بدون حطا کار کنند و مانند انسان مرتکب خطاهای احتمالی نشود.
• قیمت های مناسب – اکنون این دستگاه ها با قیمت های مقرون به صرفه ای عرضه می شوند و بنابراین مردم به راحتی می توانند این دستگاه ها را در محل استفاده خود نصب کنند

 

راهنمای کامل مدیریت حضور و غیاب!

 

مدیریت حضور و غیاب به مدیریت حضور و غیاب افراد در یک مکان اشاره دارد. تاکنون عمدتاً به صورت دستی انجام می شد .معمولاً به دو روش انجام می شود - یا با استفاده از سیستم حضور و غیاب یا با استفاده از اپلیکیشن های مدیریت حضور و غیاب

• سیستم مدیریت حضور و غیاب – بیشتر از سیستم حضور و غیاب اثر انگشت و سیستم حضور و غیاب چهره برای مدیریت حضور و غیاب استفاده می شود. هر دو مدل بسیار کارآمد هستند اما از لحاظ قیمتی باهم تفاوت دارند:

1.  سیستم حضور و غیاب مبتنی بر اثر انگشت -در این مدل اثر انگشت فرد برای ثبت حضور و غیاب استفاده می شود. این نوع سیستم به دلیل قیمت مناسب و کارآمد بودن اکثرا مورد استفاده قرار می گیرند.

 

2.  سیستم حضور و غیاب چهره - کاربر فقط باید چهره خود را برای ثبت تردد خود مورد استفاده قرار دهد. از آنجایی که این سیستم از دستگاه ها و تکنولوژی پیشرفته تشکیل شده است، بنابراین قیمت ها بالا می باشد

 

• برنامه‌های مدیریت حضور و غیاب – این تکنولوژی در حال حاضر رواج یافته است. به سادگی کاربر فقط باید نرم افزار را روی سیستم نصب و فعال کند و بقیه کارها به صورت خودکار انجام می شود.

 

 مزایای  استفاده از سیستم حضور و غیاب بیومتریک در تجارت شما:

سیستم های حضور و غیاب نسبت به روش های مرسوم تر برای بررسی حضور کارکنان مزایای بیشتری دارند. برخی از مهمترین مزایا به شرح زیر است:

• افزایش امنیت

سیستم های حضور و غیاب سطح امنیت بسیار بالاتری نسبت به روش های حضور و غیاب سنتی ارائه می دهند زیرا ویژگی های فیزیکی برای هر فرد منحصر به فرد است. به عنوان مثال، هنگامی که یک کارمند از یک ثبت حضور و غیاب بیومتریک استفاده می کند، هویت او به سرعت و با اطمینان از طریق ویژگی های فیزیکی او مانند اثر انگشت یا اسکن صورت تأیید می شود. سیستم های حضور و غیاب بیومتریک نیاز به کارت  و نشان های شناسایی که به راحتی گم می شوند یا به سرقت می روندرا از بین می برند.

• بهبود کارایی کارکنان

کارمندان می‌توانند با کمک این سیستم‌ها راحت‌تر ورود و خروج ثبت کنند. علاوه بر این، این سیستم‌ها نظارت بر ترددهای دقیق و خودکارکارکنان را امکان‌پذیر می‌کنند که به نوبه خود بخش‌های منابع انسانی و حقوق و دستمزد را کارآمدتر می‌کند. علاوه بر این، با درخواست برای حضور بیومتریک، کارمندان دیگر مجبور نخواهند بود به کارت های پانچی یا برگه های تردد دستی امضا شده تکیه کنند. به آنها این امکان را می دهد که زمان کمتری را صرف ورود به سیستم کنند و زمان بیشتری را صرف تمرکز بر وظایف خود کنند.

سیستم های حضور و غیاب اطلاعات دقیق تری در مورد تعداد افراد حاضر در محل کار در هر روز ارائه می دهند. این کار راندمان کاری بخش هایی مانند بخش مالی و تجاری را بهبود می بخشد و امکان برنامه ریزی کارآمدتر و صرفه جویی در هزینه را فراهم می کند.

• کنترل حضور پرسنل از راه دور

می‌توانید درهر مکان و زمان تردد پرسنل خود را کنترل کرده وکنترل ورود و خروج کارمندان را مورد بررسی قرار داد.

• کاهش هزینه های حقوق و دستمزد

سیستم‌های حضور و غیاب بیومتریک می‌توانند زمان و فرآیند حضور و غیاب را خودکار کنند و کاغذبازی‌های دستی زمان‌بر را که معمولاً برای پرداخت به یک کارمند مورد نیاز است، کاهش دهند. علاوه بر این، سیستم‌های بیومتریک می‌توانند خطاهای حقوق و دستمزد ناشی از دست‌نویس ناخوانا یا «مشت زدن دوستان» و همچنین انواع دیگر سرقت‌های زمان را که می‌توانند هزینه‌های زیادی را برای شرکت شما تحمیل کنند، از بین ببرند.

• ثبت مرخصی و ماموریت کارکنان

با کمک نرم افزارهای حضور غیاب می توان امور مربوط به امور منابع انسانی  شامل ثبت تردد، پیگیری مرخصی روزانه و ساعتی، پیگیری ماموریت‌ها می‌شود را انجام دهید.

• افزایش رضایت کارکنان

یک سیستم حضور و غیاب سریع، دقیق و آسان ، منجر به شادتر شدن کارمندان خواهد شد. انجام این کار با حضور بیومتریک امکان پذیر است.

• استقرار و نصب آسان

سیستم حضور و غیاب بیومتریک برای نصب ونصب ساده هستند. بیشتر سیستم ها به راحتی قابل نصب هستند و نیازی به پشتیبانی گسترده IT ندارند.

‌

از نظر نرم افزاری، اکثر نرم افزارهای حضور و غیاب بیومتریک به صورت plug and play طراحی شده اند، به این معنی که شما نیازی به ایجاد یک برنامه جدید یا طراحی مجدد نرم افزار موجود خود ندارید. از آنها می توان به راحتی خروجی برای نرم افزار منابع انسانی موجود مانند حقوق و دستمزد، پایا و گرفت و به عنوان ورودی به اینگونه نرم افزارها مورد استفاده قرار گیرند.

 

 

 

 

نتیجه گیری

سیستم‌های حضور و غیاب از بسیاری جهات برای مشاغل مفید هستند، از جمله ردیابی دقیق زمان و حضور و غیاب، افزایش امنیت، و افزایش بهره‌وری کارکنان. می توان از آن برای کنترل بهتر حضور کارکنان استفاده کرد که به نوبه خود هزینه های حقوق و دستمزد را برای مشاغل کاهش می دهد.

سیستم‌های حضور و غیاب همچنین می‌توانند داده‌های آنی را به شما ارائه دهند تا به شما در تصمیم‌گیری آگاهانه پرسنل کمک کنند. این یک روش ساده و موفق برای افزایش سود شرکت شما است. هنگام انتخاب خود، نیازهای کسب و کار خود و همچنین ویژگی هایی که برای شما مهم هستند را در نظر داشته باشید