حریم خصوصی و امنیت در نرم افزارهای حضور و غیاب

در طول رابطه کاری، ممکن است نیاز به جمع آوری اطلاعات شناسایی شخصی کارکنان (PII) ، مانند تاریخ تولد، کد تامین اجتماعی، شماره های تماس، آدرسهای ضروری، داده های کارمندان برای محاسبه حقوق و دستمزد و غرامت، مدیریت مزایایی مانند بیمه درمانی و برنامه های بازنشستگی، مدیریت جنبه های مختلف مدیریت منابع انسانی، داشته باشید. وقتی این کار را انجام می دهید، مسئولیت حفاظت از این نوع داده ها را دارید. در محیط کار مدرن، حفاظت از این اطلاعات به عنوان یک مسئولیت حیاتی برای مشاغل در سراسر جهان ظاهر شده است. همانطور که سازمان ها به استفاده از نرم افزارهای حضور غیاب و حقوق و دستمزد برای بهبود کارایی و بهره وری منابع انسانی خود ادامه می دهند، داده های حساس کارمندان به طور افزایشی در برابر نقض های احتمالی و سوء استفاده آسیب پذیر شده اند.

کارفرمایان باید از چه نوع PII کارکنان محافظت کنند؟

نام کامل: اساسی ترین شکل PII که کارفرمایان باید از آن محافظت کنند، زیرا به عنوان پایه ای برای ایجاد هویت یک فرد عمل می کند. این شامل نام، نام میانی و خانوادگی کارمند یا هر نام دیگری است که با آن شناخته می شود.

اطلاعات تماس: حاوی داده هایی است که می توان از آنها برای تعیین موقعیت یا تماس با یک فرد استفاده کرد. در زمینه کارمندان، اطلاعات تماس معمولاً شامل آدرس خانه کارگر، آدرس ایمیل (شخصی و محل کار)، شماره تلفن (کار و موبایل)، اطلاعات تماس اضطراری، و دسته‌ها یا نام‌های کاربری رسانه‌های اجتماعی است.

اطلاعات استخدام: داده های مربوط به سابقه کاری، عملکرد شغلی و غرامت یک فرد. اطلاعات استخدامی شامل عنوان شغل و موقعیت شغلی، تاریخ استخدام (تاریخ شروع، تاریخ پایان و مدت)، برنامه کاری و سوابق حضور و غیاب، جزئیات حقوق و غرامت (شامل پاداش و گزینه سهام) است. همچنین اطلاعات مزایا (مانند بیمه درمانی و بازنشستگی) ، سوابق مرخصی (مرخصی، مرخصی استعلاجی و مرخصی والدین)، ارزیابی عملکرد و اقدامات انضباطی.

اطلاعات پزشکی: حاوی اطلاعات خصوصی در مورد سلامت، سابقه پزشکی و درمان یک فرد است. اطلاعات پزشکی کارکنان ممکن است شامل وضعیت سلامت فرد، سابقه پزشکی، داروهای تجویزی فعلی و گذشته، ناتوانی‌ها، اطلاعات سلامت روانی و رفتاری، سابقه واکسیناسیون، اطلاعات ژنتیکی و غیره باشد.

اطلاعات مالی: اطلاعات مالی کارکنان شامل انواع مختلفی از داده‌ها، مانند شماره حساب بانکی، اطلاعات حقوق و دستمزد (جزئیات سپرده مستقیم، برنامه‌های پرداخت، کمیسیون‌ها و سایر اشکال غرامت)، اطلاعات مالیاتی (پرونده‌های مالیاتی، کسورات، بازپرداخت و غیره) است. همچنین جزئیات برنامه های بازنشستگی (شماره حساب و موجودی)، بازپرداخت هزینه ها، و اطلاعات سرمایه گذاری (از جمله اوراق قرضه، صندوق های سرمایه گذاری مشترک، و سایر اوراق بهادار).

خطرات احتمالی نقض داده های شخصی

خطرات بالقوه نقض داده های شخصی، به ویژه مواردی که شامل اطلاعات قابل شناسایی شخصی کارکنان می شود، بسیار زیاد است و می تواند عواقب شدیدی برای افراد آسیب دیده و سازمان هایی که برای آنها کار می کنند داشته باشد. یکی از مهم‌ترین نگرانی‌های ناشی از چنین نقض‌هایی، خطر سرقت هویت است. هنگامی که PII کارمندان به دست افراد اشتباهی می‌افتد، مجرمان می‌توانند از آن برای جعل هویت کارکنان، باز کردن حساب‌های بانکی، گرفتن وام یا ارتکاب کلاهبرداری به نام آنها سوء استفاده کنند. این نه تنها زندگی افراد آسیب دیده را ویران می کند، بلکه تأثیرات موجی بر شرکت دارد، زیرا این حوادث اعتماد را از بین می برد و می تواند بر روحیه کارکنان تأثیر منفی بگذارد.

علاوه بر این، شهرت شرکت در خطر است، زیرا مشتریان ممکن است اعتماد خود را به توانایی آن برای محافظت از داده های خود از دست بدهند. در برخی موارد، لطمه به شهرت شرکت ممکن است جبران ناپذیر باشد، به خصوص در صنایعی که اعتماد در آنها حرف اول را می زند. یک شهرت لکه دار همچنین می تواند بر جذب و حفظ کارمندان تأثیر بگذارد و جذب استعدادها را دشوارتر کند.

عواقب قانونی یک خطر اضافی است که شرکت ها باید در صورت نقض اطلاعات مربوط به PII کارکنان با آن مقابله کنند. نهادهای نظارتی اغلب الزامات نظارتی سختگیرانه ای برای حفاظت از داده های شخصی دارند و عدم رعایت این مقررات می تواند منجر به جریمه ها یا مجازات های قابل توجهی شود. شرکت‌ها همچنین ممکن است در معرض شکایت کارمندان آسیب‌دیده قرار بگیرند که این امر آسیب مالی و اعتباری را تشدید می‌کند.

حفاظت از PII کارکنان: تعهد قانونی کارفرما

کارفرمایان وظیفه قانونی دارند که از داده های شخصی کارکنان محافظت کنند، زیرا مقدار قابل توجهی از اطلاعات شخصی قابل شناسایی (PII) به آنها سپرده شده است.

چگونه کارفرمایان می توانند از PII کارکنان محافظت کنند؟

برای محافظت از PII کارکنان خود در برابر دسترسی غیرمجاز و نقض داده ها، کارفرمایان باید ترکیبی قوی از اقدامات امنیتی و ابزارهای نظارتی طراحی شده برای محافظت از اطلاعات حساس را اجرا کنند.

یک رویکرد فعال و چند وجهی برای حفاظت از PII می تواند خطرات نقض داده ها را کاهش دهد و به حفظ اعتماد و اطمینان در محل کار کمک کند. در اینجا برخی از بهترین روش ها برای محافظت از PII کارکنان آورده شده است:

بهترین روش برای محافظت از اطلاعات حساس کارکنان در نرم افزارهای حضور غیاب:

1.  سوابق را ایمن نگه دارید.

اجرای کنترل های اداری، فنی و فیزیکی برای ایمن سازی مناسب سوابق کارکنان. سوابق کاغذی باید در مکانی قفل شده ذخیره شوند و دسترسی به آن محدود به یک فرد باشد که مسئولیت اصلی نگهداری پرونده ها را بر عهده دارد. سوابق الکترونیکی باید رمزگذاری شوند، از رمز عبور محافظت شوند (که باید مرتباً تغییر کنند)، و در یک سرور امن نگهداری شوند.

2.  دسترسی در نرم افزارها را محدود کنید.

دسترسی به کسانی را که نیاز به دانستن اطلاعات دارند محدود کنید. به عنوان مثال، مدیران فقط باید به اطلاعات عملکرد، مانند سوابق حضور و غیاب کارکنان و بررسی عملکرد، دسترسی داشته باشند.

3.  به گزارشات افراد دسترسی داشته باشید.

گزارشی از افرادی که به سوابق کارمندان، تاریخ دسترسی و چرا دسترسی دارند، نگه دارید. اگر سوابق کارمندان به صورت الکترونیکی ذخیره می‌شوند، مطمئن شوید که نرم‌افزار می‌تواند زمان دسترسی به سوابق و توسط چه کسی را کنترل و ثبت کند.

4.  فعالیت های دسترسی غیرمجاز را بررسی کنید.

اگر متوجه شدید که ممکن است شخصی بدون مجوز مناسب به سوابق کارمندان دسترسی داشته باشد، خواه عمداً یا ناخواسته، این دسترسی را سریعاً بررسی کنید. پس از بررسی، تعیین کنید که آیا بهبودهایی برای محافظت بهتر از سوابق کارکنان و/یا اقدامات انضباطی مناسب است یا خیر.

5. سوابق را به درستی حذف کنید.

به طور کلی در پایان دوره نگهداری، کارفرمایان باید تمام سوابق کارمندان را از بین ببرند تا نتوان آنها را خواند یا بازسازی کرد.

6. آموزشهای لازم را بدهید.

کارمندان و سرپرستان را در مورد سیاست های امنیت داده های شرکت خود آموزش دهید. علاوه بر این، کارکنانی که به اطلاعات حساس دسترسی دارند باید در مورد رویه‌های شرکت برای جلوگیری از دسترسی غیرمجاز به اطلاعات محرمانه، نحوه پاسخگویی به نقض‌های امنیتی و نحوه صحیح دفع سوابق کارمندان آموزش ببینند. این آموزش همچنین باید تاکتیک‌های رایج مورد استفاده توسط سارقان هویت و هکرها را برای دسترسی به اطلاعات حساس، مانند مهندسی اجتماعی و فیشینگ، پوشش دهد.

 

حریم خصوصی داده های کارمندان خود را ارتقا دهید

اهمیت حفاظت از PII کارکنان را نمی توان اغراق کرد. با به کارگیری بهترین شیوه ها و ارزیابی مداوم امنیت داده های خود، کسب و کارها می توانند به محافظت از کارمندان خود در برابر پیامدهای بالقوه مخرب نقض داده ها کمک کنند.

انتخاب پلت فرم حضور غیاب و حقوق و دستمزد و پرداخت مناسب نقش مهمی در محافظت از PII کارکنان شما دارد. ما در MADAKTO به داشتن بالاترین استانداردها برای حساس ترین داده ها افتخار می کنیم. راه‌حل‌های مبتنی بر ابر ما با رعایت هر استانداردی که توسط وزارت کار و سایر مقررات حفظ حریم خصوصی داده‌ها تنظیم شده است، از اطلاعات شخصی محافظت می‌کند. علاوه بر این، تیم حریم خصوصی داخلی ما در مورد تمام موارد حفاظت از داده ها راهنمایی می کند. برای کسب اطلاعات بیشتر یک نسخه دمو برنامه ریزی کنید.

 

 

تهیه و تنظیم: امیر علی مروی (تابستان 1402)